Die beste Möglichkeit digitale Daten zu sichern
Deine digitalen Daten sind wichtig. Egal, ob als Selbstständige oder Privat. Es gibt keine beste Möglichkeit zur Datensicherung, aber es gibt viele verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Ich möchte dir berichten, welche Erfahrungen ich mit meiner Datensicherung gemacht habe und was ich verwende und warum.
Seit meinem Studium habe ich immer ein MacBook oder einen iMac besessen. Darauf waren alle meine digitalen Daten vom Studium, Freelance Aufträgen und natürlich Fotos von den vielen Reisen gespeichert. Die Daten waren auf dem Computer abgelegt und ich musste die Daten extern sichern.
Das war bevor der ganze Cloud-Trend begonnen hatte.
Eines Tages gab es dann die Dropbox mit kostenlosem Speicherplatz und ich glaube jeder von meinen Arbeitskollegen hatte auf einmal ein Dropbox-Konto. Wenn du jemanden eingeladen hast zu Dropbox, hast du als Belohnung für die Empfehlung mehr Speicherplatz bekommen. Ich erinnere mich noch gut daran.
Während dem Studium besass ich eine externe Festplatte von LaCie. Die Festplatte hatte damals vielleicht 1 GB Speicherplatz und hatte ein Vermögen gekostet. Computer & Co waren 2002 so viel teurer als heute und ich musste richtig viel Geld für meine Hardware fürs Studium ausgeben, trotz Studierendenrabatt. Die LaCie Festplatte habe ich wöchentlich an mein MacBook angehängt und so immer meine Daten gesichert.
Als ich mir dann zu Hause einen iMac zulegte, habe, habe ich auch wieder Daten mit einer externen Festplatte gesichert. Auch dort habe ich alle paar Wochen die Festplatte angemacht und die Time Machine Software von iOS laufen lassen.
Dann hatte ich eine Phase, in der ich ein besseres Backup wollte und ich nicht ständig daran denken musste, die Festplatte einzuschalten. Die Inspiration für den Wechsel war mein damaliger Chef, der sich hervorragend damit auskannte. Also habe ich mir eine Synology NAS Server DiskStation geholt mit mehreren Terabyte Speicherplatz.
Das war eine Erfahrung und ein Fehler.
Ich habe den Server aufgesetzt, alles installiert und nach ein paar Wochen habe ich gemerkt, dass ich gewisse Untersicherheiten hatte, was die Sicherheit betrifft. Leider gibt es für das Aufsetzen eines Servers keinen Support, sondern nur das Internet. Darum habe ich kurz darauf alle Daten wieder gelöscht und den Server verkauft. Ein kurzer Ausflug in die Welt der Server.
Heute haben wir Ende 2021 und ich bin seit einigen Jahren Besitzerin eines Abos bei Dropbox. Wie schon erwähnt hatte ich immer eine Dropbox nur nicht mit viel Speicherplatz. Heute habe ich 2 TB und ich verwende nur 21 %. Also noch genügend Platz für Daten.
Ich bin sehr überrascht, dass ich nur 21 % verwende, denn ich habe wirklich viele Daten. Nicht so viele wie ein Fotograf oder ein Video-Schnitt-Mensch, aber genügend.
Wie ich die Dropbox verwende
Ich bin täglich in der digitalen Welt unterwegs und besitze darum auch einige Geräte zum Arbeiten. So arbeite ich insbesondere täglich an einem iMac, es gibt ein MacBook Pro in meinem Haushalt, das ich mit meinem Mann teile, mein iPhone und ein Huawei Phone.
Der iMac ist mein täglicher Arbeitsplatz als Webdesignerin. Ich benötige einen grossen Bildschirm und arbeite sehr gerne am 27“ Bildschirm. Ich habe die Dropbox mit 2 TB Speicherplatz installiert und keiner meiner Daten sind auf der Harddisk des Computers gespeichert, sondern zu 100 % in der Cloud. Warum das ein Vorteil ist, erzähle ich später.
Auf dem MacBook Pro ist auch die Dropbox installiert und zwei verschiedene Benutzerprofile können darauf zugreifen. Das heisst, mit meinem Benutzerprofil sehe ich alle Daten ein in der Dropbox und mein Mann und sein Benutzerprofil sieht nur seine Ordner in der Dropbox. Also auch hier, keine Daten sind auf der Harddisk gespeichert.
Dann besitze ich ein iPhone. Dort habe ich auch die Dropbox App installiert. Die App ist auf meinem Homescreen, weil ich sie jeden Tag benutze. Sei es ein Dokument suchen, ein Dokument scannen und ablegen oder meine Bilder vom iPhone zu sichern. Die Sicherung der Bilder auf der Dropbox ist Gold wert. Ich benötige keine iCloud für meine zigtausend Bilder, sondern ich sichere alles in der Dropbox. Dafür muss ich nur die App aufmachen und die Sicherung der neusten Bilder in die Cloud beginnt. Das ist so praktisch, denn ich weiss, wenn mein iPhone heute den Geist aufgibt, verloren geht oder geklaut wird, sind alle meine Bilder da. Und meine Bilder sind mir wichtig. Es würde mich sehr ärgern, wenn ich sie nicht mehr hätte. Meine iPhone-Daten sichere ich in unregelmässigen Abständen über das Kabel am Computer. Meist mache ich das vor einem grösseren Update von iOS. Wenn das Backup gemacht ist, suche ich die Datei im System und lege eine Kopie in der Dropbox ab.
Das gleiche Prinzip funktioniert auf dem Huawei. Das Huawei besitze ich wegen der Kamera. Ich hatte noch kein Telefon, dass so geniale Bilder macht wie das Huawei mit der Leica Linse. Ich verwende es zum Reisen, weil ich darin zwei SIM-Karten unterbringen kann. In den Ferien dient es immer als Hotspot, denn das öffentliche WLAN in einem Restaurant kann unsicher sein.
Mein Backup in der Dropbox Cloud
Seit ich die Dropbox installiert habe, muss ich nicht mehr ans Backup denken. Wer selbstständig ist und am Computer arbeitet kann nachvollziehen, dass eine Aufgabe weniger, eine grosse Erleichterung sein kann. Oder wie Dropbox sagt: Eine Sorge weniger.
Die Synchronisation ist super schnell, immer. Vor meiner Selbstständigkeit habe ich in Firmen gearbeitet, die zum Beispiel OneDrive von Microsoft verwenden. Das war kein Spass. Design-Dateien sind gross, können auch mal 1 GB gross sein. Es ist nicht lustig, wenn du auf den Upload oder Download x-Minuten warten musst.
Ich kann von beliebigen Geräten auf meine Daten zugreifen. Da ich für Kundenmeetings oft das MacBook Pro dabei habe, macht es den Wechsel super einfach. Nur aufklappen, Datei suchen und da ist sie. Kein hin und her schieben mit USB-Stick wie früher. Hast du auch noch eine USB-Stick-Sammlung zu Hause so wie ich?
Vor einiger Zeit habe ich ein Update auf dem iMac gemacht. Ich kann mich nicht mehr erinnern, was für ein Update es war.
Auf jeden Fall war der iMac danach „muerto“.
Der Computer hat nicht mehr gestartet. Also ging ich damit zu Revendo. Ich hatte den iMac vor etlichen Jahren dort gekauft und so alt war der iMac noch nicht, dass er den Geist aufgibt. Der Techniker hatte den Fehler gefunden. Wenn ich mich richtig erinnere war der Prozessor defekt, könnte ein Virus gewesen sein. Genau konnten sie es nicht sagen. Auf jeden Fall war die Reparatur nicht teuer und ich arbeite heute noch damit.
Sobald der iMac von der Reparatur zurückkam, habe ich die Dropbox installiert. Dazu noch die ganzen Programme und in weniger als einer Stunde war ich wieder online. Alle meine Daten waren wie gehabt und nichts ist verloren gegangen. Darum bin ich ein Fan von Dropbox, es war alles so einfach wieder herzustellen.
Ein Computerabsturz kann jederzeit passieren und es kann viel Arbeit dabei verloren gehen. Das kann wirklich ärgerlich sein. Darum gibt es für mich keine bessere Lösung als die Dropbox. Ich war so froh damals und wie schnell alles wieder installiert war.
Zusätzliche Funktionen in Dropbox
Neben der Datensicherung bietet Dropbox noch andere Funktionen. Unter anderem Paper. Dieser Blogartikel ist in Dropbox Paper entstanden. Ich verwende Paper für meine schriftlichen Notizen und Gedanken. Das Programm läuft im Browser und wird vorlaufend gesichert. Es kann passieren, dass ich plötzlich von meinem Computer aufstehen muss. Später sitze ich dann auf meinem Sofa und möchte weiterschreiben in meinem Dokument. Dann nehme ich die Paper App und schreibe dort weiter, wo ich aufgehört habe. Es ist lückenlos synchronisiert und vereinfacht das Arbeiten.
In Paper habe ich reduzierte Möglichkeiten den Text zu formatieren. Also etwa Text Fett formatieren, zwei Überschriften-Grössen, durchstreichen, farbig Hinterlegen oder einen Link setzen. Eine Aufzählungsliste mit Punkten oder mit Checkmarks, Listenfunktion, Kalender und mehr. Ausserdem kann ein Team oder ein Kunde zusammen am gleichen Dokument arbeiten und Kommentare setzen.
Ich liebe es in Paper zu schreiben, weil es so reduziert und einfach ist. Ich denke, oftmals sind weniger Funktionen mehr.
Neben Paper gibt es noch die Funktion „Transfer“. In Transfer kann ich einfach und unkompliziert grosse Dateien versenden. Eine tolle Funktion, die wir alle von WeTransfer kennen.
Dazu kommt ein Passwort Speicher Programm, welches über alle Geräte die Passwörter speichert und zur Verfügung stellt.
Mit HelloSign können einfach Dokumente zur Unterschrift versendet werden. Das kann das digitale Leben sehr vereinfachen, denn nicht jeder hat ein Adobe Acrobat Pro Konto.
Zusätzlich gibt es noch DocSend. Hier kannst du Dokumente versenden und verfolgen. Brauche ich persönlich nicht im Alltag und habe ich noch nie verwendet.
Mit meinen Kunden teile ich verschiedene Ordner in der Dropbox. Das ist immer praktisch für grosse Bilder und sonstige Daten. Das Teilen eines Ordners ist ganz einfach, mit der E-Mail des Empfängers und kann jederzeit wieder aufgehoben werden.
Dropbox bietet noch weitere Funktionen an und es sind laufend neue in Entwicklung.
Meine Empfehlung
Jeder hat sein eigenes Set-up zu Hause, Computer, Software und Abläufe. Ich probiere gerne neue Software aus und entscheide dann, ob es für mich stimmt. Für mich ist das Arbeiten mit Dropbox sehr entspannt und ich muss mir keine Sorgen machen. Darum kann ich Dropbox nur weiterempfehlen. Ich habe das Personal Abo für 119.88 Euro im Jahr. Das ist im Monat 9.99 Euro. Eine iCloud bei Apple mit der gleichen Grösse kostet im Moment genau gleich viel. Ich besitze eine iCloud, verwende diese aber nur für das wichtigste wie Kontakte und Telefonnummern.
Mein Tipp: Schau dir dein Setup zu Hause an und in welcher Software du dich am einfachsten zurecht findest. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Version oder eine Testversion an.
